水泥企業(yè)備件一體化管理研究
2009-07-09 00:00
備件管理是水泥企業(yè)設(shè)備資產(chǎn)管理中重要的一個方面，在很多企業(yè)中常常把備件納入ERP系統(tǒng)（或者財務加購銷存）管理，但結(jié)果是庫存居高不下，達不到信息化應產(chǎn)生的效益。問題在于備件以設(shè)備為基礎(chǔ)，跟設(shè)備不關(guān)聯(lián)，單獨管理就失去了意義。從因果關(guān)系來講，備件需求的發(fā)起端在維修，而維修又取決于設(shè)備的運行狀態(tài)，所以設(shè)備、維修、備件三者是一體化、是相互關(guān)聯(lián)和不可分割的，離開設(shè)備單獨管備件就成為無源之水，無本之木。廣義的備件還包括周轉(zhuǎn)件，即本身可作為資產(chǎn)（設(shè)備），但又是設(shè)備的一個部件，可修復再用，典型的如電機。一家年產(chǎn)能200萬噸的水泥企業(yè)，其備件存量可能達到2000萬元到2500萬元，每年的備件采購在1000萬元左右。而現(xiàn)在集團化的水泥企業(yè)中，以產(chǎn)能2000萬噸計算應有十幾家水泥廠，如果每家的備件庫存能夠下降20%，那起碼可以有5000萬元的資金可以省出來了，而實現(xiàn)集團內(nèi)的備件一體化管理則庫存可以下降40%左右，節(jié)省資金就可以達到億元。本文就從備件管理目標、要點談起，就備件管理一體化的問題與業(yè)內(nèi)同行探討。
一、設(shè)備管理的目標
水泥企業(yè)特別是現(xiàn)代化的新型干法水泥生產(chǎn)企業(yè)是典型的資產(chǎn)密集型企業(yè)，設(shè)備的運行質(zhì)量、維護水平直接關(guān)系到生產(chǎn)計劃完成，當設(shè)備因故障或事故停機后，能否及時得到備件供應對于減少停機時間快速恢復生產(chǎn)顯得格外重要。從成本控制角度來講，可以用盡可能少的備件費用花費來減少企業(yè)資金占用。所以備件管理看似簡單，但它會直接影響于企業(yè)的成本控制和設(shè)備的運行，又是十分重要。實行科學的備件管理是十分復雜而細致的工作，需要付出很多工作。
對于水泥企業(yè)的管理又有著特殊的意義，一來從工藝上說2500噸的線與5000噸的線設(shè)備基本一致，不同的只是型號、規(guī)格等，對應的備件也大同小異，所以定義一條線上的設(shè)備、備件后，即可推廣到其它的生產(chǎn)線上。初期工作量較大，要做大量的基礎(chǔ)性工作，到后期則進度要快很多；二來根據(jù)不同的窯形、線型確定備件，在建新線時可以直接要求采用集團內(nèi)規(guī)定的設(shè)備、備件標準；三來在采購時加大的年需求量可以有效地降低采購成本，還可使得庫存降低。
備件管理的內(nèi)容包括基礎(chǔ)管理、采購、庫存、合同管理等，管理的目標是：
1. 最優(yōu)化：
首先，通常意義上的“零庫存”在現(xiàn)代化的干法水泥生產(chǎn)企業(yè)并不適用，即使是標準件也不宜采用這種存儲策略，這是由水泥生產(chǎn)高連續(xù)性對備件保障的要求所決定的。我們強調(diào)的是最優(yōu)化，包括：
1) 庫存最優(yōu)化：
庫存管理是要使兩個對立的目標保持平衡，即①使即將進行的維修維護工作的備件可用性達到最大；②降低過多的庫存余量及相關(guān)的運輸成本。也就是找到最佳的庫存余量，確保在保證設(shè)備安全運行的前提下的最低庫存量。
內(nèi)容有：
庫存結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化：按ABC分類法以及備件消耗歷史來確定存量；
分散存儲的最優(yōu)化：通過多倉庫管理或內(nèi)部各倉庫間的相互調(diào)撥，或采用內(nèi)部供應方式，將分散的倉庫統(tǒng)一管理，以保證各項零備件儲量的合理分布；
備件狀態(tài)的最優(yōu)化：包括預留量、可用量、過期量，以及安全庫存、經(jīng)濟訂購量確定的重訂購點，以減少人為因素影響；
庫存成本最優(yōu)化：動態(tài)地監(jiān)控備件的成本，使庫存成本最合理；
編碼方法最優(yōu)化：編碼好記、好用，無需有特定含義。
2) 采購最優(yōu)化：
從采購需求的發(fā)起到最后的發(fā)票結(jié)算，盡可能地減少環(huán)節(jié)，每個節(jié)點又職責明晰，運轉(zhuǎn)高效，并能夠有效地跟蹤、審核、控制。
3) 業(yè)務流程最優(yōu)化：
無論是采購流程、出入庫流程、結(jié)算流程等，均需按最佳業(yè)務模式加以優(yōu)化，形成高效、流程的業(yè)務流程。
4) 供應商結(jié)構(gòu)最優(yōu)化：
通過建立以主供應商制為基礎(chǔ)的供應商目錄，實現(xiàn)供應商結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化。
2. 及時供應：
備件的儲備狀況是在停機情況下決定停機時間長短的重要因素。所以應把備件管理和維修管理統(tǒng)一考慮。一種情況是在做維修計劃時提出備件需求計劃，倉庫里有可用的則分配到維修計劃上，沒有則啟動采購流程；另一種情況是當故障或事故后快速地找到備件，備件不足時緊急采購。比較好的方式是建立相應的數(shù)學模型，通過計算以及對歷史消耗數(shù)據(jù)的分析，提出安全、經(jīng)濟的備件庫存方案，盡可能地減少緊急采購。
3. 可控性：
無論是備件的采購過程，還是庫存管理過程，通過任何一點都可以進行全面追蹤，如某種備件在哪個倉庫中有、可用數(shù)量有幾個、預留的有幾個、預留到哪個計劃上、替代品是什么、哪家買的、在哪份合同上、哪個批次、采購需求是誰提出的、在哪份采購單上、價格是多少、采購歷史價格如何、誰驗收的、往年的數(shù)量等都是可以跟蹤和可控的。
4. 綜合分析：
可以對備件的采購、出入庫、ABC分類、供應商等進行全面的分析，通過這些分析提出備件決策。這些分析不但可以實時刷新，而且還要以直觀的圖形展現(xiàn)出來。比如：可以隨時了解現(xiàn)在有哪些備件、存放在哪些倉庫中、有多少是給維修計劃預留的、有多少是可用的、前一天的備件使用了多少、未來一個月內(nèi)為買備件要花多少錢等等都可以通過圖表實時查看。
對水泥集團而言，可以從總部直接透視到每家廠、每條線、每臺設(shè)備、每臺備件、每個倉庫等，實現(xiàn)集團化動態(tài)掌控。
二、備件管理的要點
無論是備件存量的優(yōu)化與降低，還是降低成本和及時有效地供應都是以最大程度地保障生產(chǎn)線正常運行為基礎(chǔ)的，備件管理除了要與維修管理一同考慮外，還要與設(shè)備管理一起規(guī)劃，所以備件管理的要點包括：
1. 與設(shè)備關(guān)聯(lián)：
即每臺設(shè)備上都有哪些備件，某個備件又可以用在哪些設(shè)備上，只有這種對應關(guān)系建立起來才可能降低存量。除了一般意義上的備件，又以風機、減速機、閥門、空壓機、軸承、電機、泵、托輪及檔輪等通用性設(shè)備為常見，作為周轉(zhuǎn)件管理。
2. 備件的及時供應：
通過安全庫存、重訂購點、ABC分類法、采購提前期、資源共享等多種方法來保證備件的及時供應。
3. 備件的庫存控制：
除了記錄所有備件的相關(guān)信息，實時了解其狀態(tài)，發(fā)放歷史、重訂購、盤點以及對應的圖紙、文檔資料外，還包括跟蹤出入庫狀況，優(yōu)化零備件的管理，消除冗余或呆滯庫存，從而降低成本。通過對庫存的優(yōu)化和合理計劃，建立符合維修要求的合理庫存水平，即在正確的地點擁有正確的備件，備件做到最大限度地共享。
4. 供應商目錄管理：
主供應商制指根據(jù)質(zhì)量、價格、供貨時間、付款條件等為備件確定的最佳供應商。在主供應商之外再確定3家以上的供應商，通過定期的分析變更。主要的目的在于盡可能消除高成本的合同外采購，從最具信譽供應商訂貨，以保證備件的品質(zhì)。以此為基礎(chǔ)，建立起企業(yè)的供應商目錄，以保障生產(chǎn)設(shè)備能夠最大程度地安全運行和高質(zhì)量運轉(zhuǎn)，降低故障率。同時大規(guī)模的集團采購也可以從供應商處拿到較低的價格。
供應商目錄可以更好地控制備件的質(zhì)量，提高設(shè)備可靠性。
5. 采購流程管理：
通過確定采購工作流程，幫助完成采購工作。采購人員能夠及時了解相關(guān)的信息，如采購申請、報價、詢價、供應商、訂單和合同等。同時作為備件物流供應鏈的一部分，能根據(jù)維修計劃和庫存狀況實現(xiàn)自動采購，確定在正確的時間采購正確的備件。集團企業(yè)可以實現(xiàn)多地點、多組織的全國性（或全球化）采購，以提升采購效率，降低采購成本。
6. 備件圖紙文檔管理：
很多企業(yè)重視設(shè)備的圖紙檔案管理，不太重視備件的圖紙文檔管理，實際上在維修過程中，根據(jù)設(shè)備零部件（備件）關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)，可以快速查詢所需的備件，節(jié)省查找備件的時間，保證找到正確的備件，使維修工作更加快速、高質(zhì)量地完成。對于需要外協(xié)加工的非標件、特殊件，完備的圖紙文檔資料可使加工周期大縮短，質(zhì)量也更加可靠。
備件的圖紙文檔詳盡完善是基本的要求，數(shù)字化的圖紙文檔資料庫是管理的基礎(chǔ)。
7. 盤活與調(diào)劑：
有的備件可能存了幾年一直沒有用上，技改因設(shè)備改變某些件沒有用了但一直在庫里，某些件買重了或者買多了……這些都成為了“沉淀資產(chǎn)”，盤活沉淀資產(chǎn)是備件管理的一個方面，通常企業(yè)歷史越長，沉淀的越多，可以采用有效的手段來盤活這部分資產(chǎn)。
水泥企業(yè)除了各廠盤活之外，還可以相互調(diào)劑，根據(jù)集團規(guī)劃實行“差異存儲、相互調(diào)劑、資源共享”。
三、備件一體化管理信息平臺
一臺設(shè)備對應若干備件，假定一條線的設(shè)備數(shù)量在600臺套左右，對應的備件數(shù)量以5倍的數(shù)量計算應為3000余種。用ERP（或者財務加購銷存）軟件管理不能降低庫存的原因在于沒有按設(shè)備、維修、備件、合同等一體化管理的角度來統(tǒng)一管理。這如同一家綜合醫(yī)院中可能有腫瘤科，但跟腫瘤醫(yī)院沒有任何可比性。一般講起水泥企業(yè)的信息化就是ERP如何，實際上對于資產(chǎn)密集型的水泥廠EAM可能更加重要。特別是對于集團型企業(yè)，當水泥銷售、庫存、原燃料采購、結(jié)算等放到集團一級后，水泥廠成為生產(chǎn)基地，按時、保質(zhì)保量地完成生產(chǎn)計劃是水泥廠首要考慮的問題，而生產(chǎn)計劃的完成又取決于設(shè)備的狀況，所以EAM的實施應當比ERP的實施時間提前一些，可以從設(shè)備臺賬、備件一體管理入手，不但實施時間短，而且見效快，僅備件的一體化管理一項就可以從盤活沉淀資產(chǎn)、降低備件庫存中為企業(yè)節(jié)省大筆的資金，而信息化是最有效的手段，也是唯一的途徑。
1.基本要求：
備件一體化管理從水泥廠層面上說是與設(shè)備管理、維修管理、合同管理、分析決策等構(gòu)成一體化的信息平臺，是把制度、流程、規(guī)范、標準等固化到信息平臺上，從集團層面上采用大集中模式，實行全集團統(tǒng)一、規(guī)范的管理，達到實時、動態(tài)、精確、流程、高效的目標。包括：
① 統(tǒng)一的管理模式：實現(xiàn)全集團的備件信息資源共享，統(tǒng)一調(diào)配、差異化存儲、內(nèi)部調(diào)劑互換；
② 規(guī)范的管理流程：引入先進管理理念、方法和手段，使備件計劃、采購、倉儲、合同、統(tǒng)計、分析等科學規(guī)范，流程最優(yōu)化；
?、?nbsp;科學的動態(tài)數(shù)據(jù)分析：動態(tài)跟蹤日常備件的采購、供應情況，對采購計劃、庫存控制、合同執(zhí)行等進行動態(tài)跟蹤管理和統(tǒng)計分析，及時、準確地提供決策依據(jù)；
?、?nbsp; 有效的供應商管理：供應商管理更加科學、全面、客觀，通過信息的及時反饋和調(diào)整，保證產(chǎn)品和服務的質(zhì)量，提高效率，保障公司的根本利益；
?、?nbsp; 統(tǒng)一的編碼：實現(xiàn)編碼的一體化管理，一處地點維護，多處應用。
2. 實施策略與方法：
備件的一體化管理是以設(shè)備為基礎(chǔ)、以維修為驅(qū)動的，這就要求按“全面規(guī)劃、整體啟動，以點帶面、集成共享”的原則來實施，具體方法是：
?、?nbsp;建賬立標打基礎(chǔ)：以設(shè)備臺賬為基礎(chǔ)，建立備件臺賬、供應商臺賬，確定倉庫地點及布局。確定相應的備件分類、供應商分類等相應的標準；
?、?規(guī)范標準定編碼：建立編碼標準、管理標準、制度標準、圖檔標準等，建立統(tǒng)一的代碼體系以及制定相應的管理制度。明確不同設(shè)備所對應的備件以及不同備件可用的設(shè)備，確定其安全庫存、ABC分類、重訂購點等指標；
?、?優(yōu)化流程明職責：建立和優(yōu)化相應的流程，如采購審批流程、出入庫處理流程、采購流程、編碼流程等，根據(jù)流程確定相應崗位，明確其職責。需要注意的是盡量消除交叉點重疊部分的職責；
④ 梳理廠商建目錄：對供應商進行梳理，建立以主供應商為基礎(chǔ)的供應商目錄；
?、?“三高標準”保質(zhì)量：95%的數(shù)據(jù)加載量、95%的功能使用、95%的人員或部門投入使用的三大保證，保證了信息平臺能在短期內(nèi)快速發(fā)揮作用并產(chǎn)生明顯效益；
?、?清產(chǎn)盤資享資源：通過清產(chǎn)核資，盤活沉淀的資產(chǎn)，水泥廠之間通過平臺進行調(diào)撥、互換。各廠定義不同備件的存儲數(shù)量，由于在集團內(nèi)各水泥廠采用統(tǒng)一的編碼，所以可以實時看到備件在倉庫存儲、預留、可用等情況，各家根據(jù)自身生產(chǎn)線的特點和要求，確定所要存儲的備件的種類、數(shù)量、成本等信息，實現(xiàn)各廠備件的差異存儲和集團內(nèi)資源的共享，有效降低成本；
⑦ 實時跟蹤易管控：系統(tǒng)上線后，所有的企業(yè)、部門、人員按統(tǒng)一的標準，執(zhí)行統(tǒng)一的流程，在統(tǒng)一的制度下嚴格按要求操作，就保證了對備件管理方方面面的實時跟蹤，實現(xiàn)集團業(yè)務級管控；
四、結(jié)束語
在備件一體管理信息化平臺建設(shè)中，有四個環(huán)節(jié)：一是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)準備，二是標準化體系的形成，三是業(yè)務流程的優(yōu)化，四是綜合平臺的建立。這樣，備件一體化平臺就建起來了。備件一體化不僅僅是備件供應鏈的管理，還是與設(shè)備、維修、檔案、合同等融合為一體的信息平臺。備件一體化不僅對于單個的水泥企業(yè)降低庫存、降低成本，提高設(shè)備可靠性有著重要作用，也是水泥集團規(guī)范設(shè)備標準，減少生產(chǎn)線的設(shè)備差別，實現(xiàn)備件及通用設(shè)備的差異存儲、相互調(diào)劑、共享資源所必須的信息化平臺。
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